Esther Cruces Blanco es directora del Archivo General de Indias.

Los archivos son instituciones mal conocidas y unidadades administrativas que, si bien son esenciales en toda organización, son siempre olvidadas, denostadas e, incluso, castigadas. Sin embargo, hoy como ayer, los documentos que han de estar custodiados en archivos son esenciales para la gestión administrativa y judicial, para el desarrollo de las actividades públicas y privadas; además, en la actualidad, los documentos y, por ende, los archivos son fundamentales para el ejercicio de derechos, para la aplicación efectiva de la transparencia, la rendición de cuentas y el buen gobierno. La necesaria existencia de documentos, de instrumentos públicos que produzcan efectos y constaten acciones, es muy antigua, aunque en cada momento histórico, en cada civilización y en cada cultura han tenido unas características ajustadas, sobre todo, al derecho, a las normas, a las costumbres.

No cabe duda de que la monarquía hispánica sostuvo unos organismos que produjeron documentos esenciales para el ejercicio del poder, para la administración de un imperio, para la gobernación de tierras y mares alejados de los centros de decisión —cercanos al monarca— y que durante varios siglos abarcaron el ámbito geográfico de Europa —península ibérica, Italia, Países Bajos—, norte de África, América —desde el norte hasta el sur, no se ha de olvidar—, Asia —islas Filipinas, islas Marianas, relaciones con China—. Tan ingente producción de documentos ha permitido que en la actualidad formen parte del patrimonio histórico de un país y que una parte esté conservada en archivos españoles e iberoamericanos. En España el archivo que es referencia para la documentación que permite el estudio y la indagación científica sobre América y parte del Pacífico es el Archivo General de Indias, pero también se conservan documentos, principalmente, en el Archivo General de Simancas, en el Archivo Histórico Nacional y en el Archivo General de la Administración —según la cronología y las instituciones productoras de estos instrumentos públicos—. Asimismo, los archivos nacionales o generales de los países iberoamericanos y el de Filipinas conservan esta documentación, pues las instituciones y organismos indianos producían y recibían cientos de documentos. Una historia común, una expedición de documentos incesante y un sistema de correo excepcional para que todo fuera conocido a ambos lados del Atlántico.

Sin embargo, los archivos, ni siquiera las instituciones de mayor relevancia antes citadas, no son bien conocidos por la ciudadanía. Se puede achacar este desconocimiento a que los archivos no priorizan mostrarse al público en general, pero en el momento presente y desde hace algunos años esta premisa no se puede sostener. Tal vez la ignorancia tenga raíces más profundas, aquellas que parten de la escasa relevancia que los archivos tienen tanto en las políticas culturales —en las cuales estas instituciones están insertas— como en las acciones administrativas —también la judicial— cotidianas, a pesar de las numerosas leyes y normas al respecto.

Es por ello que se produce cierto desconcierto cuando en el trayecto del tranvía de la ciudad de Sevilla la voz mecánica que anuncia las paradas avisa con claridad: «Próxima parada: Archivo de Indias». Para los transeúntes tal vez no signifique nada, pero ahí resuena con claridad la palabra «archivo» y eso tal vez sirva de algo, al menos para formular la usual pregunta: «Archivo, ¿el lugar de los papeles viejos?». Para otros incluso puede ser una excentricidad: «¿A quién se le habrá ocurrido ese nombre con la de cosas importantes que hay alrededor de esta parada: la Catedral, el edificio de Correos, un bar de toda la vida?». Para muy pocos, desde luego para los archiveros, es un pequeño instante de reconocimiento a los documentos, al patrimonio documental, a un archivo, a los archivos en general. Para la directora del Archivo General de Indias es un momento de emoción, pues por unos instantes se cita la portentosa institución Archivo de Indias; de manera que se puede caer ingenuamente en la ilusión de que los archivos tuvieran un reconocimiento, una presencia en los planes de estudios, en la educación básica, en la formación de la ciudadanía.

Qué enorme cambio, qué reconocimiento supondría para los archivos, para los documentos, para el ejercicio de los derechos ciudadanos, para la transparencia, para la investigación científica, qué relevante significado tendría que todas las ciudades y pueblos tuvieran una parada de metro, de tranvía, de autobuses urbanos, una parada que apareciera en los planos, croquis, líneas, letreros y altavoces: «Próxima parada: archivo de…».